Cosa non deve fare un Addetto Stampa
L’Ufficio stampa si occupa di promuovere e valorizzare aziende, organizzazioni, professionisti, personaggi ed eventi attraverso un’attività di comunicazione integrata e di interazione con giornalisti, testate e media in generale. Ma come deve svolgersi e, soprattutto, cosa non va fatto?
Requisiti e mansioni dell’addetto stampa
Il giornalista che svolge la professione di addetto stampa, oltre alle buone doti di scrittura e di linguaggio, deve aver conquistato una buona credibilità e possedere capacità relazionali tali da veicolare le informazioni a colleghi della carta stampa, della TV, della radio o del web, sperando che vengano pubblicate.
Tra le mansioni tipiche dell’Ufficio stampa ci sono:
- la redazione e l’invio di comunicati stampa
- l’organizzazione di interviste
- l’organizzazione di conferenze stampa
- la gestione della comunicazione tra il cliente e l’esterno. L’addetto stampa risponde ai giornalisti per conto del suo cliente e agli stessi fornisce le novità in modo chiaro e trasparente
- la predisposizione della rassegna stampa da inviare al cliente;
- la gestione dei social media che, negli ultimi anni, sono diventati un delicato e importante strumento di informazione e interazione, da gestire con professionalità.
15 suggerimenti su cosa non deve fare un addetto stampa
Se tutti si preoccupano di sapere cosa fa un ufficio stampa o cosa dovrebbe fare, dalla nostra esperienza abbiamo notato che si pone poca attenzione a cosa non deve fare un addetto stampa.
Ecco un elenco che non ha criteri di priorità ma solo di suggerimenti in ordine sparso su cosa NON fare:
- Inviare comunicati stampa “a prescindere”: se non c’è una notizia o una novità da comunicare, è inutile disturbare la tua rete di contatti
- Indire conferenze stampa “a prescindere”: se non devi raccontare qualcosa di veramente interessante o se alla conferenza stampa non c’è un ospite famoso o importante, disponibile a rispondere alle domande dei giornalisti, la conferenza stampa è inutile ed è sufficiente un comunicato stampa. Ovviamente quest’ultimo deve contenere una notizia… vedi punto 1
- Scrivere “comunicato stampa” nell’intestazione di un comunicato stampa. Fai l’ufficio stampa di professione? Allora quelli che dirami sono comunicati stampa e non articoli. Su questo bisognerebbe aprire un altro lungo capitolo e già in tanti hanno scritto le regole auree per redigere un buon comunicato stampa
- Esordire con la frase “Con cortese preghiera di pubblicazione”: in un attimo passi da addetto stampa a burocrate noioso e incapace di instaurare una comunicazione empatica. Se proprio tu e la notizia non siete importanti, il destinatario ti declassa automaticamente a spammer
- Mandare più di 1 comunicato stampa al giorno (o alla settimana o al mese, a seconda della tipologia) agli stessi giornalisti/stesse testate. Se li mandi, praticamente ti fai “concorrenza” da solo. O le notizie sono realmente rilevanti oppure diventi uno dei tanti scocciatori: considerati fortunato se ti pubblicano una sola notizia! N.B. Questa regola vale se hai più clienti: cerca di distribuire i relativi comunicati in giorni diversi
- Trasformare il comunicato stampa in un volantino pubblicitario, e fai in modo che non lo faccia nemmeno il tuo cliente: quello si chiama “pubbliredazionale” ed è un servizio a pagamento
- Inserire fotografie direttamente nel testo del comunicato stampa, facendolo diventare un volantino pubblicitario: inviale come allegati!
- Pensare di essere uno scrittore o anche solo un giornalista. Puoi essere anche un bravo scrittore e un bravo giornalista ma preparare un comunicato stampa è un mestieri diverso dagli altri due. Ovviamente saper scrivere bene, aiuta anche nella redazione dei comunicati stampa
- Promettere al cliente articoli “sicuri”. A decidere della pubblicazione di determinate notizie sono il giornalista o il suo superiore gerarchico e non l’addetto stampa. Quindi non garantire l’”uscita”, a meno che non sussistano rapporti commerciali con quel gruppo editoriale
- Dire sempre al cliente: “questo è notiziabile” (vedi punto 1), ma anche dire sempre “questo non è notiziabile”. A volte bisogna comunque provarci e trasformare la comunicazione in qualcosa di accettabile, soprattutto se i contenuti da divulgare per quel cliente sono pochi. In ogni caso, applica la massima trasparenza e chiarezza nelle aspettative di pubblicazione (vedi punto 9).
- Dire sempre sì al cliente: è vero che il cliente ha sempre ragione ma… c’è un ma! Un ufficio stampa dovrebbe essere un consulente professionista e non un improvvisato del mestiere (come ce ne sono tanti) e quindi, devi essere in grado di dare i giusti consigli, a volte dicendo anche dei no. Poi alla fine il cliente ha sempre ragione… e noi l’avevamo avvisato!
- Questo è più un consiglio che una prescrizione. Una testata giornalistica o un blog ricevono quotidianamente decine di comunicati stampa, legati alla promozione di prodotti o servizi, che spesso vengono cestinati: non si può dare visibilità a tutti e gratuitamente. Un’idea è quella di legare la promozione a una notizia curiosa o “appetibile” per il giornale; può essere una ricetta se si tratta di cibo, una statistica se si tratta di abbigliamento o altro, una breve guida turistica se si promuovono prodotti legati ai viaggi
- Inviare comunicati stampa non pertinenti al settore in cui lavora il giornalista/destinatario: chi scrive di enogastronomia, ad esempio, non sarà interessato (anzi ne risulterà infastidito) a comunicazioni sulle lavatrici, sul rifacimento tetti o sulle ultime gomme da neve. Se come ogni addetto stampa, hai delle mailing list, curale con attenzione e sappi che gli invii massivi “a prescindere” sono da evitare
- Restare “un personaggio virtuale”: cerca di mantenere buoni rapporti con i colleghi, mandagli gli auguri per le feste, salutali quando li incontri agli eventi, poniti come un interlocutore affidabile e presente quando hanno bisogno di informazioni sul tuo cliente
- Essere invadenti: Se è vero che non devi essere un personaggio virtuale, che devi “corteggiare” i giornalisti e verificare che abbiano ricevuto i comunicati stampa, non esagerare con le recall: basta una volta, senza insistere.
Questi 15 punti esprimono quello che, secondo noi, non dovrebbe fare un addetto stampa. Te ne vengono in mente altri? Scrivici e magari li aggiungeremo!