L’Ufficio stampa si occupa di promuovere e valorizzare aziende, organizzazioni, professionisti, personaggi ed eventi attraverso un’attività di comunicazione integrata e di interazione con giornalisti, testate e media in generale. Ma come deve svolgersi e, soprattutto, cosa non va fatto?

Cosa NON deve fare un ufficio stampa

Requisiti e mansioni dell’addetto stampa

Il giornalista che svolge la professione di addetto stampa, oltre alle buone doti di scrittura e di linguaggio, deve aver conquistato una buona credibilità e possedere capacità relazionali tali da veicolare le informazioni a colleghi della carta stampa, della TV, della radio o del web, sperando che vengano pubblicate.

Tra le mansioni tipiche dell’Ufficio stampa ci sono:

  • la redazione e l’invio di comunicati stampa
  • l’organizzazione di interviste
  • l’organizzazione di conferenze stampa
  • la gestione della comunicazione tra il cliente e l’esterno. L’addetto stampa risponde ai giornalisti per conto del suo cliente e agli stessi fornisce le novità in modo chiaro e trasparente
  • la predisposizione della rassegna stampa da inviare al cliente;
  • la gestione dei social media che, negli ultimi anni, sono diventati un delicato e importante strumento di informazione e interazione, da gestire con professionalità.

15 suggerimenti su cosa non deve fare un addetto stampa

Consigli su cosa non deve fare un Addetto Stampa

Se tutti si preoccupano di sapere cosa fa un ufficio stampa o cosa dovrebbe fare, dalla nostra esperienza abbiamo notato che si pone poca attenzione a cosa non deve fare un addetto stampa.

Ecco un elenco che non ha criteri di priorità ma solo di suggerimenti in ordine sparso su cosa NON fare:

  1. Inviare comunicati stampa “a prescindere”: se non c’è una notizia o una novità da comunicare, è inutile disturbare la tua rete di contatti
  2. Indire conferenze stampa “a prescindere”: se non devi raccontare qualcosa di veramente interessante o se alla conferenza stampa non c’è un ospite famoso o importante, disponibile a rispondere alle domande dei giornalisti, la conferenza stampa è inutile ed è sufficiente un comunicato stampa. Ovviamente quest’ultimo deve contenere una notizia… vedi punto 1
  3. Scrivere “comunicato stampa” nell’intestazione di un comunicato stampa. Fai l’ufficio stampa di professione? Allora quelli che dirami sono comunicati stampa e non articoli. Su questo bisognerebbe aprire un altro lungo capitolo e già in tanti hanno scritto le regole auree per redigere un buon comunicato stampa
  4. Esordire con la fraseCon cortese preghiera di pubblicazione”: in un attimo passi da addetto stampa a burocrate noioso e incapace di instaurare una comunicazione empatica. Se proprio tu e la notizia non siete importanti, il destinatario ti declassa automaticamente a spammer
  5. Mandare più di 1 comunicato stampa al giorno (o alla settimana o al mese, a seconda della tipologia) agli stessi giornalisti/stesse testate. Se li mandi, praticamente ti fai “concorrenza” da solo. O le notizie sono realmente rilevanti oppure diventi uno dei tanti scocciatori: considerati fortunato se ti pubblicano una sola notizia! N.B. Questa regola vale se hai più clienti: cerca di distribuire i relativi comunicati in giorni diversi
  6. Trasformare il comunicato stampa in un volantino pubblicitario, e fai in modo che non lo faccia nemmeno il tuo cliente: quello si chiama “pubbliredazionale” ed è un servizio a pagamento
  7. Inserire fotografie direttamente nel testo del comunicato stampa, facendolo diventare un volantino pubblicitario: inviale come allegati!
  8. Pensare di essere uno scrittore o anche solo un giornalista. Puoi essere anche un bravo scrittore e un bravo giornalista ma preparare un comunicato stampa è un mestieri diverso dagli altri due. Ovviamente saper scrivere bene, aiuta anche nella redazione dei comunicati stampa
  9. Promettere al cliente articoli “sicuri”. A decidere della pubblicazione di determinate notizie sono il giornalista o il suo superiore gerarchico e non l’addetto stampa. Quindi non garantire l’”uscita”, a meno che non sussistano rapporti commerciali con quel gruppo editoriale
  10. Dire sempre al cliente: “questo è notiziabile” (vedi punto 1), ma anche dire sempre “questo non è notiziabile”. A volte bisogna comunque provarci e trasformare la comunicazione in qualcosa di accettabile, soprattutto se i contenuti da divulgare per quel cliente sono pochi. In ogni caso, applica la massima trasparenza e chiarezza nelle aspettative di pubblicazione (vedi punto 9).
  11. Dire sempre sì al cliente: è vero che il cliente ha sempre ragione ma… c’è un ma! Un ufficio stampa dovrebbe essere un consulente professionista e non un improvvisato del mestiere (come ce ne sono tanti) e quindi, devi essere in grado di dare i giusti consigli, a volte dicendo anche dei no. Poi alla fine il cliente ha sempre ragione… e noi l’avevamo avvisato!
  12. Questo è più un consiglio che una prescrizione. Una testata giornalistica o un blog ricevono quotidianamente decine di comunicati stampa, legati alla promozione di prodotti o servizi, che spesso vengono cestinati: non si può dare visibilità a tutti e gratuitamente. Un’idea è quella di legare la promozione a una notizia curiosa o “appetibile” per il giornale; può essere una ricetta se si tratta di cibo, una statistica se si tratta di abbigliamento o altro, una breve guida turistica se si promuovono prodotti legati ai viaggi
  13. Inviare comunicati stampa non pertinenti al settore in cui lavora il giornalista/destinatario: chi scrive di enogastronomia, ad esempio, non sarà interessato (anzi ne risulterà infastidito) a comunicazioni sulle lavatrici, sul rifacimento tetti o sulle ultime gomme da neve. Se come ogni addetto stampa, hai delle mailing list, curale con attenzione e sappi che gli invii massivi “a prescindere” sono da evitare
  14. Restare “un personaggio virtuale”: cerca di mantenere buoni rapporti con i colleghi, mandagli gli auguri per le feste, salutali quando li incontri agli eventi, poniti come un interlocutore affidabile e presente quando hanno bisogno di informazioni sul tuo cliente
  15. Essere invadenti: Se è vero che non devi essere un personaggio virtuale, che devi “corteggiare” i giornalisti e verificare che abbiano ricevuto i comunicati stampa, non esagerare con le recall: basta una volta, senza insistere.

Questi 15 punti esprimono quello che, secondo noi, non dovrebbe fare un addetto stampa. Te ne vengono in mente altri? Scrivici e magari li aggiungeremo!

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